Pipeline di vendita: cos’è, a cosa serve e come si costruisce

Le vendite sono il cuore pulsante di qualsiasi azienda e la gestione del processo di vendita e degli ordini un aspetto cruciale per la sopravvivenza dell’impresa.

Non si può pensare di lasciare tutto al caso: indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda, da cosa vendi o a chi vendi, gestire gli ordini dei clienti e dotarsi di una pipeline di vendita è fondamentale per la creazione di un ciclo stabile e affidabile. Queste attività ti consentono infatti di stimare il flusso di cassa in entrata e ti aiutano a guidare i tuoi potenziali clienti attraverso il processo di vendita, trasformandoli, in minor tempo, in clienti stabili e fedeli.

In questo articolo ti aiutiamo a capire in dettaglio che cos’è una pipeline di vendita e come gestirla attraverso vtenext.

Cos’è una Pipeline di vendita: significato

La pipeline di vendita è una sorta di mappa che mostra le diverse fasi del processo di vendita, dal primo contatto fino all’acquisto. È come una serie di passaggi collegati tra loro, ognuno rappresenta una fase specifica del ciclo di vendita. Serve per aiutare i team di vendita a monitorare e gestire le loro interazioni con i potenziali clienti.

Può essere considerata come una sorta di grafico che rende chiaro un percorso spesso lungo e complicato. I sales manager seguono questa pipeline per trasformare un lead, cioè un potenziale cliente, in un cliente vero e proprio che paga: l’obiettivo è avere una visione chiara e strutturata di tutte le azioni specifiche necessarie per far avanzare i clienti lungo il processo di vendita. In pratica, è uno strumento essenziale per organizzare e ottimizzare il lavoro della squadra di vendite.

A cosa serve una Sales Pipeline

La principale funzione è quindi quella di fornire un quadro d’insieme di una serie di Key Performance Index (KPI) per le vendite, trasformandosi così in uno strumento di controllo e di misurazione.

I KPI che possono essere monitorati sono diversi:

• il numero di opportunità/offerte aperte, nonché il loro valore individuale e aggregato
• il potenziale di vendita di ogni venditore e dell’intero team per un determinato periodo
• lo stato di ogni trattativa aperta rispetto al ciclo di vendita e tutte le azioni che sono state eseguite per coinvolgere il lead
• le attività che devono ancora essere eseguite per spostare ogni opportunità alla fase successiva del ciclo di vendita
• il tasso di conversione: la percentuale di offerte andate a buon fine e convertite in contratti di vendita
• il tempo di conversione: quanto tempo è passato dal primo contatto alla chiusura dell’accordo.

Quali sono le fasi di una Pipeline di vendita

La pipeline di vendita è composta dalle seguenti fasi:

• Lead: un cliente potenziale mostra interesse per i tuoi prodotti/servizi;
• Lead qualificato: si compilano i dati relativi al prospect e le informazioni raccolte in questa fase (la cosiddetta Lead Qualification) ti aiuteranno a comprendere se il lead può effettivamente trasformarsi in un cliente pagante oppure no anche attraverso la programmazione di incontri commerciali o di demo del prodotto;
• Proposta/Offerta: si invia l’offerta economica al potenziale cliente;
• Negoziazione: è la fase in cui si cerca di comprendere se l’offerta inviata è coerente con le necessità ed il budget del cliente potenziale;
• Closing: il lead si è trasformato in un cliente pagante e l’offerta è stata accettata oppure è stata rigettata;

Upselling/Cross selling: si cerca di proporre al cliente una versione superiore del prodotto/servizio acquistato oppure prodotti/servizi correlati.

Come costruire una Pipeline commerciale

Se desideri il successo per il tuo team di vendita è necessaria una pipeline di vendita solida e una gestione robusta dei lead. Non devi, però, partire a creare una pipeline senza considerare cosa funziona meglio per la tua azienda e la tua clientela: quello che può essere efficace per altre aziende potrebbe non esserlo per le tue esigenze.

Esistono delle strategie efficaci per creare la tua pipeline di vendita. La prima cosa da fare è identificare il tuo pubblico target: devi concentrarti sui giusti potenziali clienti e capire le loro preferenze per stabilire il modo più efficace di entrare in contatto con loro.

Poi, ottimizza la produttività delegando le attività di vendita ai membri del tuo team: assegna compiti specifici come la ricerca di nuovi clienti, la cura dei lead e la chiusura delle vendite basandoti sulle competenze e punti di forza di ciascun utente; questo ti permetterà di avere una pipeline di vendita più informata e basata sull’esperienza individuale nelle diverse fasi.

È importante anche determinare la lunghezza ottimale del tuo ciclo di vendita analizzando i dati storici per capirne la durata media, in modo da prevedere meglio e allocare le risorse in modo efficiente. Questo ti aiuterà a identificare eventuali colli di bottiglia e aree dove puoi migliorare per velocizzare il processo di vendita.

Un altro aspetto fondamentale è trovare la dimensione giusta per la tua pipeline, mantenendo un numero adeguato di lead per evitare il sovraccarico. Considera i tuoi obiettivi di vendita, i tassi di conversione e i dati storici per determinare la dimensione ideale della tua pipeline: avere un numero sano di lead e opportunità assicura un flusso costante di potenziali clienti.

Infine, definisci e monitora i KPI rilevanti per garantire la salute della tua pipeline di vendita, stabilendo obiettivi di vendita chiari, e traccia metriche come il valore medio delle trattative, il tasso di chiusura e il tasso di conversione per ottenere preziosi insight man mano che le attività di vendita avanzano.

Come gestire la pipeline di vendita con vtenext

Abbiamo chiarito all’inizio di questo articolo quanto sia importante creare un ciclo di vendita efficace e monitorarlo regolarmente.

Dotarsi di una piattaforma CRM è il mezzo più veloce e proficuo per gestire la pipeline di vendita, proprio perché mette in evidenza colli di bottiglia che potrebbero avere un impatto negativo sulle performance di vendita: grazie all’osservazione costante si mettono in evidenza rallentamenti in una specifica fase di una o più trattative, si svelano ritardi nelle risposte ai lead e si evidenzia che il processo di comunicazione si è interrotto per ragioni da indagare.

Grazie a vtenext puoi monitorare la tua sales pipeline, gestendo lead ed opportunità.

Nell’anagrafica leads puoi registrare tutti i dati del potenziale cliente in modo da procedere con la lead qualification: i lead possono provenire da attività di marketing diverse come fiere, newsletter, contatti con il call center, sito web, passaparola. Il CRM vtenext traccia la provenienza di ciascun lead (attraverso il campo Fonte Lead) al fine di valutare i canali di comunicazione più efficaci per l’azienda, il ritorno degli investimenti in pubblicità e tarare di conseguenza le future azioni di marketing. Sarà possibile smistare ogni lead e assegnarlo alla persona o al team di riferimento.

I Lead possono essere inseriti nel CRM in vari modi:

• inseriti manualmente;
• importati da un file .csv;
• creati automaticamente tramite un Webform pubblicato sul tuo sito internet o tramite un Chatbot;
• generati automaticamente da una mail arrivata a una specifica casella (funzione Mail Converter).

Per ogni lead vengono inoltre gestiti e condivisi con il team di vendita non solo gli appuntamenti, le telefonate, i documenti inviati ma anche le attività di marketing svolte, come l’invio di newsletter. Il lead può quindi essere monitorato dal team di vendita durante tutte le diverse fasi che lo portano alla trasformazione in cliente attraverso la configurazione di liste Kanban basate sul campo Stato Lead, oppure attraverso la configurazione di report automatici.

Una volta che il lead dimostra un effettivo interesse al prodotto viene convertito in Azienda o Contatto creando anche la relativa Opportunità commerciale, una sorta di contenitore di tutti i Preventivi, che porterà avanti la trattativa.

vtenext per la gestione degli ordini dei clienti

Le Opportunità, oltre a raccogliere i preventivi sono anche un contenitore per raccogliere informazioni, in particolare documenti e comunicazioni tra cliente e fornitore, quali ad esempio: valutazioni di fattibilità, documenti tecnici, cicli di approvazione, preventivi e revisioni, email con allegati che rimarranno archiviati e immediatamente disponibili per attività di cross e up selling.

Inoltre è possibile definire due variabili importanti:

1. gli attori che partecipano a quella specifica opportunità, ovvero il riferimento ai Contatti di quell’Azienda o collaboratori esterni, Partners e Concorrenti;
2. le linee di prodotto, ovvero il Budget che quella specifica Opportunità incide nel totale determinato appunto dalle Linee di Prodotto coinvolte. Se ad esempio vendo lavatrici e televisori, avrò un budget annuale da raggiungere per queste due linee e nella tab omonima potrò visualizzare il dato relativo ad ogni linea espresso in valuta.

Una volta che l’Opportunità è stata gestita e sono state raccolte tutte le informazioni necessarie, sarà possibile creare il primo Preventivo e consegnarlo per email, in formato PDF, al proprio cliente. Quest’ultimo potrà essere revisionato più volte mantenendo a sistema lo storico.

Quando il cliente accetterà il Preventivo inviato, sarà possibile cambiare lo stato di vendita del preventivo in “Accettato”, e di conseguenza anche quello dell’opportunità in “Chiuso VINTO”, in modo da poter creare degli appositi Report, e verificare il “venduto” per ogni commerciale.

Utilizzando il modulo Reports, sarà dunque possibile verificare quanti Lead sono stati convertiti in Azienda, per Agente, per periodo di tempo. Infine sarà possibile vedere quante opportunità sono assegnate ai vari Commerciali, in quale stadio di vendita si trovano e potenzialmente incoraggiare il team a chiudere le trattative ancora aperte.