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Digitalizzazione delle procedure per le attività erogative

Un numero crescente di aziende adotta vtenext come soluzione interna per migliorare l’efficienza dei processi interni e l’uso delle risorse. Grazie alla sua flessibilità, può essere applicato a qualsiasi settore produttivo.

 

AMBITO DI BUSINESS

La Fondazione Banco di Napoli, fondata nel 1991, persegue fini di interesse sociale e di promozione dello sviluppo economico e culturale prevalentemente nelle regioni meridionali. 

 

Destina le proprie risorse economiche, provenienti dalla gestione del patrimonio mobiliare assegnato, principalmente all’erogazione di contributi finanziari a favore di organizzazioni del Terzo Settore ed enti pubblici. L’obiettivo è sostenere iniziative innovative e progetti comunitari nei settori dell’arte, dell’educazione, del volontariato e della ricerca. Inoltre, parte dei fondi è impiegata per la gestione diretta dell’ampio Archivio Storico del Banco di Napoli e del Museo il Cartastorie.

 

LE NECESSITÀ INIZIALI

La Fondazione ha sviluppato, in seguito a molti anni di gestione delle richieste di contributi su supporti cartacei o altre modalità tradizionali, la necessità di digitalizzare tutti i processi legati a questa attività. 

Gli obiettivi? 

 

– Garantire la trasparenza sullo stato di attuazione delle procedure, 

– Assicurare efficienza nella loro gestione,

– Implementare la possibilità di gestire tali procedure anche in modalità di lavoro agile.

 

REFERENZA su vtenext

“Le innovazioni introdotte non solo rendono più spedito ed efficiente il lavoro, ma rendono in trasparenza l’andamento delle procedure con possibilità di comunicare in tempo reale ai beneficiari gli esiti dei singoli step di istruttoria“

– Annamaria Candela Coordinatrice Generale Fondazione Banco di Napoli

Progetto CRM realizzato

Per soddisfare l’esigenza identificata, il partner EDM informatica ha sviluppato il portale web FBN – R.O.L. per la compilazione, l’invio telematico e la lavorazione delle domande di contributo, integrato al CRM + BPMN vtenext. 

È nata quindi un’unica soluzione cloud con le seguenti funzionalità: 

  • Portale Web dedicato alle richieste di finanziamento: compilazione, trasmissione, catalogazione,
  • Pubblicazione avvisi on line,
  • Censimento di tutti i soggetti richiedenti e reportistica connessa (caratteristiche anagrafiche, distribuzione geografica, …),
  • Censimento di tutti i progetti presentati e reportistica connessa (dimensione dei progetti, durata, ambito di attività prevalente, tipologie di progetti, …),
  • Ricezione centralizzata delle richieste di finanziamento,
  • Valutazione delle pratiche in back office e pubblicazione esiti,
  • Monitoraggio delle erogazioni del contributo richiesto,
  • Storicizzazione pratiche per analisi dati.

Benefici riscontrati

  • Centralizzazione delle anagrafiche dei soggetti richiedenti e delle relative richieste di finanziamento in un unico portale web dedicato, 
  • Verifica automatica espletata dal sistema, 
  • Workflow automatizzato di processo con gestione alert ed invio automatico di notifiche per l’avanzamento pratiche,
  • Pratiche finanziate archiviate in digitale e centralizzazione in un unico repository,
  • Analisi dati effettuate sul sistema centralizzato.
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