Case Study: CAAP Onlus

L’ente

L’associazione CAAP (Centro Attivo Aiuto al Prossimo) è nata più di 30 anni fa da un gruppo di amici e conoscenti che sentiva il bisogno di fare qualcosa per le persone meno fortunate.

La ONLUS ha mosso i suoi primi passi raccogliendo fondi da destinare a progetti seguiti da missionari in Africa. La prima evoluzione è avvenuta in seguito all’incontro con Padre Cecchin, Missionario per il quale è in corso la causa di Beatificazione, grazie a cui è nato il primo progetto diretto in Brasile: una scuola in cui i bambini non venivano solo istruiti ma anche nutriti e accuditi.

L’associazione negli anni è continuata a crescere, arrivando a supportare otto diversi programmi in tutto il Sud America (quattro in Brasile, tre in Ecuador e uno in Perù). Questi sono gestiti in loco da scuole o enti laici e vengono finanziati tramite adozioni a distanza, eventi sociali, come pesche di beneficenza, ed il 5×1000.

Le necessità iniziali

La ONLUS negli anni ha visto una forte crescita, arrivando a gestire fino a 800 bambini contemporaneamente, per questo è nata la necessità di adottare strumenti scalabili che andassero a facilitare il lavoro dei volontari.

La struttura organizzativa interna di CAAP prevede la gestione di anagrafiche relative a: scuole, bambini, padrini / madrine e donazioni. Tutte queste schede, interconnesse tra loro, formano la rete di informazioni necessaria ai volontari per gestire l’associazione.

Nello specifico:

• ogni donazione è collegata al padrino / madrina che l’ha effettuata
• ogni padrino / madrina è collegato/a al suo bambino/a
• ogni bambino/a è collegato/a alla sua scuola (progetto)

Inizialmente il lavoro veniva gestito in forma ibrida, in parte digitalmente e in parte in forma cartacea. Questo approccio risultava veramente poco efficiente per la scomodità del sistema utilizzato e l’impossibilità di lavorare da remoto, un fattore fondamentale se consideriamo che l’associazione è composta da volontari che svolgono anche altre attività e che si dedicano al volontariato nel proprio tempo libero.

È sorto quindi il bisogno di adottare un sistema che consentisse di monitorare ogni aspetto di CAAP, dalle anagrafiche dei bambini al registro dei pagamenti, all’interno di un’unica piattaforma in grado di organizzare e interconnettere al meglio tutte le informazioni.

Digitalizzazione e collaborazione: le fasi del progetto

CAAP era alla ricerca di un sistema flessibile, veloce e scalabile da implementare. Grazie all’esperienza pregressa di Francesco Riflessi di KPRO, da anni partner VTENEXT, la scelta è ricaduta sull’omonima soluzione CRM, la quale è stata facilmente riadattata alle necessità specifiche manifestate dalla ONLUS.

Ad oggi CAAP riesce a gestire ogni aspetto dell’associazione. All’interno del CRM sono presenti le anagrafiche di tutti i bambini e dei padrini e madrine, gli abbinamenti tra bambino/a e padrino/madrina ed è possibile monitorare la situazione relativa alle donazioni.

I primi passi: organizzazione e configurazione di vtenext

Il primo step è stato quello di capire come adattare un tool pensato per le aziende ad una realtà completamente diversa come una ONLUS. Grazie alla flessibilità dello strumento non è stato necessario uno stravolgimento del CRM, sono stati semplicemente cambiati i nomi di alcuni moduli e ne è stato creato uno ad hoc dedicato ai pagamenti.

Una volta definita l’organizzazione interna i volontari hanno ricevuto la propria utenza, in modo da poter contribuire in ogni momento, anche da remoto. Successivamente sono stati importati i dati pre-esistenti relativi a bambini, padrini, madrine e adozioni all’interno del sistema, così che tutti i collaboratori li avessero a disposizione.

Ora gli utenti hanno accesso da remoto a qualsiasi informazione di cui abbiano bisogno, compreso il registro di tutte le donazioni, ognuna collegata al corretto mittente. Le pratiche possono essere gestite direttamente all’interno del CRM, a partire dal momento del primo contatto fino al resoconto delle donazioni inviate da ogni padrino o madrina. 

All’interno del sistema, i volontari hanno modo di scambiarsi informazioni attraverso chat dirette o collegate a specifiche schede o anagrafiche, inoltre possono comunicare con persone esterne all’associazione (come padrini e madrine) attraverso l’apposita sezione dedicata alle mail, il modulo Messaggi.

Lo sviluppo del progetto: ottimizzazione delle procedure

Una volta collaudato e perfezionato il progetto in Italia e, dopo essersi accertati che le strutture in loco avessero le attrezzature necessarie, vtenext è stato esteso anche agli operatori presenti in Sud America con lo scopo di rendere più veloce ed immediata l’aggiunta e l’aggiornamento delle anagrafiche dei bambini.

Ad oggi, le scuole possono registrare direttamente all’interno di vtenext, che hanno a disposizione nella loro lingua madre grazie alla traduzione fatta da KPRO, i loro bambini, inserendo le rispettive storie e fotografie, comodamente e tempestivamente.

Inoltre è stata creata un’app dedicata a padrini e madrine, in grado di favorire lo scambio di lettere con il proprio bambino adottivo, monitorare lo storico delle donazioni e ricevere periodicamente notizie riguardanti i diversi progetti.

Ma il progetto seguito da KPRO non si ferma qui, in questo momento sono in fase di implementazione una serie di automatismi pensati per rendere più facile e veloce il lavoro dei volontari, alcuni di questi sono:

• L’invio di una mail o di una notifica al CAAP quando viene inserito nel CRM un nuovo bambino 
• L’invio di una mail o di una notifica al CAAP e al padrino quando il progetto inserisce una news (letterina) collegata al bambino
• L’invio di una mail o di una notifica al progetto e al CAAP quando un padrino inserisce una news (letterina) collegata al bambino
• La creazione di una mail contenente il pdf del pagamento eseguito al padrino quando viene caricato un nuovo pagamento

Piani per il futuro

CAAP ha espresso la volontà di integrare il sistema con i canali social, al fine di comunicare al meglio l’associazione, così da garantire sempre a più bambini una migliore qualità di vita.

I benefici principali

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