Case Study: Bosch Rexroth

L’Azienda

Bosch Rexroth fornisce in tutto il mondo tecnologie integrate per l’azionamento e il controllo di macchine operatrici mobili e di macchinari e impianti industriali sviluppando componenti innovativi, soluzioni e servizi su misura.
Crea movimento nelle linee di produzione che si adattano automaticamente ai nuovi prodotti all’interno della fabbrica del futuro, tecnologie con la potenza necessaria per spostare cancelli che pesano diverse tonnellate e macchine mobili che devono essere portate per stretti sentieri forestali o all’interno dei più grandi cantieri del mondo: creare il movimento è la forza trainante di Bosch Rexroth.

La scelta del software ideale

All’interno di un’azienda come Bosch Rexroth i processi sono tutto.
Infatti, solo attraverso movimenti dinamici e processi fluidi, è possibile garantire un’elevata produttività al fine di garantire che il focus delle risorse venga posto sulle sole attività a valore aggiunto.
I processi generati dalla relazione con il cliente diventano pertanto un asset essenziale dell’organizzazione aziendale.
La selezione e la corretta applicazione dei metodi e delle tecniche di Business Process Re-engineering hanno un impatto significativo sia sulla flessibilità al cambiamento sia sul miglioramento dell’organizzazione.  In quest’ottica, le funzionalità dei sistemi IT devono supportare in tutto e per tutto l’attività d’impresa.
Nel 2015 Bosch Rextroth decide di superare le limitazioni del Business Process Management System già implementato e di sostuirlo con qualcosa di più flessibile e soprattutto più facile da modellare, in modo che potesse essere adattato più velocemente al contesto dinamico dell’azienda.

L’implementazione del progetto

Bosch Rexroth aveva iniziato ad utilizzare il CRM di vtenext per gestire il project management. In particolare, con il supporto del partner CRMVillage erano stati implementati, all’interno della soluzione, dei work-flow e degli automatismi per la gestione della parte amministrativa.

L’esperienza virtuosa con CRMVillage ha portato Bosch Rexroth a lanciare una sfida, proponendo di integrare una soluzione BPMN all’allora piattaforma vtenext. CRMVillage, anziché integrare una soluzione di terze parti, ha sviluppato un motore BPMN nativamente integrato.

Le caratteristiche di vtenext che hanno contribuito al successo del progetto sono molteplici:

• estrema flessibilità ed elevate capacità di personalizzazione
• velocità di implementazione: 6 mesi senza metodo Agile Scrum, 2 mesi dopo l’adozione del metodo Agile Scrum
• trasparenza completa dei processi
• gestione autonoma da parte degli utenti
• automazione dei processi rapida con riduzione dei margini di errore

L’implementazione del progetto ha richiesto una fase iniziale di definizione dei pilastri fondamentali per l’azienda. La versione beta è andata live nel 2017: in questo modo è stato possibile lavorare sui dati reali per monitorare e migliorare costantemente i processi mappati.

Nel corso degli anni sono stati implementati diversi processi, afferenti sia all’area commerciale che all’area amministrativa, di alcuni a solo titolo di esempio:

• Gestione delle richieste di sconto
• Revisione delle richieste di offerta
• Gestione delle richieste di service: coordinamento della sicurezza del tecnico che effettua interventi su macchinari in base alla natura e al luogo dell’intervento, come calandre o pale eoliche
• Prenotazione dei lunch box in mensa

Attualmente l’utilizzo di vtenext come tool di gestione processi è molto diffuso all’interno di Bosch Rexroth: molti utenti arrivano alla mattina e aprono vte come prima attività della giornata.

Inoltre, i processi implementati coprono l’azienda a 360° garantendo adattabilità e flessibilità.

Risultati e benefici

Uno dei primi benefici è la trasparenza dei processi: l’azienda è molto complessa in quanto composta da 9 Business Units, le quali gestiscono clienti e prodotti diversi. Per i reparti di servizio si tratta di un livello di complessità non indifferente. Nel momento in cui questa complessità viene codificata all’interno del sistema, è il processo stesso ad indicare ai collaboratori quali dati inserire, anche in base alla Business Unit indicata.
In questo modo la responsabilità si è spostata dalla singola persona al sistema digitalizzato che, di fatto, non ha margini di errore. Sono proprio queste semplificazioni e automazioni ad aver migliorato il lavoro di tutti i giorni. Gli utenti hanno infatti compreso il valore aggiunto portato dall’adozione di una logica per processi consentendone una rapida diffusione all’interno dell’azienda.
Un altro beneficio è sicuramente la tracciabilità: prima veniva tutto gestito via mail, telefono e nessuno aveva dati alla mano per individuare i problemi e per capire dove fossero i colli di bottiglia e perché.
Questi aspetti combinati danno ora la possibilità all’azienda di monitorare costantemente le performance, di individuare eventuali blocchi e migliorie e, nel caso fosse necessario, di modificare i processi in tempi rapidi man mano che le criticità emergono.

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