Case Management System
Ottimizza la gestione della tua azienda annullando ritardi e inefficienze
Case Management: significato
Case Management è un approccio in cui il lavoro viene strutturato e diviso in “casi”, ovvero processi strutturati, composti da serie di azioni ben definite che, svolte, portano alla conclusione e alla conseguente chiusura del caso stesso.
Il concetto di “caso” potrebbe non essere chiaro a primo impatto. Si tratta null’altro che dell’insieme di azioni necessario per portare a termine un compito; ad esempio, la gestione di una richiesta di ferie è un caso, la revisione di un mezzo aziendale? un altro caso e lo stesso vale per la presa in carico di una PEC o per la gestione di un documento amministrativo.
Case Management System
Gestire ognuno di questi “casi” non è fattibile senza il supporto di un Case Management System: un software dedicato alla digitalizzazione e all’automazione dei diversi processi aziendali interni, finalizzati, ovviamente, alla risoluzione dei “casi” aziendali.
Che funzionalità deve avere un Case Management System
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Personalizzazione Possibilità di configurare liberamente i processi all’interno della piattaforma. È importante che il Case Management System si adatti alle tue procedure interne e non il contrario. |
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Notifiche I collaboratori devono essere supportati nelle operazioni quotidiane, anche attraverso notifiche di remind che annullino la possibilità di dimenticanze. |
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Comunicazione Un software di case management deve permettere agli utenti di collaborare agevolmente, dando loro la possibilità di comunicare in modo immediato e di accedere facilmente alle informazioni di cui hanno bisogno. |
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Automazione Un Case Management System deve permettere di automatizzare quante più azioni possibile, così da rendere più fluido l’avanzamento del processo. |
Esempi di Case Management
La PEC è il tipico “case work” che va assolutamente monitorato e gestito in quanto ha valore di raccomandata con ricevuta di ritorno. L’arrivo di una PEC scatena eventi che vanno a coinvolgere le corrette aree. Ad esempio un reclamo su una consegna errata, andrà a notificare l’After Sales, il Team Commerciale, la Logistica ecc.
Attraverso vteddy è possibile gestire le richieste di ferie, permessi, malattie e smart working in modo semplice e organizzato. La poca trasparenza e organizzazione in questo ambito si traduce spesso in malcontenti e problemi di gestione. Adottare un sistema strutturato, grazie ad automatismi e notifiche, può evitare tutti questi problemi.
Revisioni, assicurazioni, manutenzioni straordinarie, multe e ogni altro aspetto che coinvolge un mezzo aziendale sono situazioni da gestire con meticolosità e precisione, i rischi altrimenti sono moltissimi. Per annullare il rischio di ritardi o sanzioni, un Case Management System viene in nostro soccorso con notifiche di remind automatiche e procedure predefinite e guidate.
È possibile gestire agevolmente le procedure amministrative relative a ogni tipo di documento e tenere sotto controllo gli asset aziendali, tracciando ogni informazione relativa a manutenzioni, richieste, multe, corsi, visite mediche.
Alla creazione di ogni fattura si può avviare un processo automatico che, nel caso in cui la fattura non venga pagata, può inviare mail di sollecito automatiche al cliente oppure avvisare la figura competente all’interno dell’azienda che, così, potrà gestire la criticità.
Nel processo di gestione delle campionature tutto viene gestito all’interno del Case Management System attraverso pop up, la procedura è totalmente guidata e le informazioni vengono trasmesse in automatico agli uffici corretti e al momento giusto.
Attraverso vteddy è possibile gestire le procedure relative alla risoluzione delle minacce di cyber security. È possibile definire dei processi che guidano e automatizzano le azioni necessarie ad eliminare ogni tipo di criticità.
Case Management System vs Software BPM
Case Management System:
le caratteristiche principali
- Il processo è specifico e poco prevedibile
- Le informazioni utilizzate sono molto varie
- Il lavoro non è strutturato e non è completamente automatizzabile
- Sono necessarie decisioni umane per conseguire il risultato
Software BPM:
le caratteristiche principali
- Le informazioni gestite sono ben definite e prevedibili
- Il processo seguito è sempre lo stesso o subisce variazioni minime
- Il processo è automatizzato dall’inizio alla fine
- I processi BPM sono più rigidi
Abbiamo portato in vteddy il know how derivante da anni di esperienza nella digitalizzazione dei processi aziendali
“Grazie a vtenext e alla sua estrema flessibilità e velocità di integrazione con altri sistemi non solo gestiamo processi aziendali complessi ma facilitiamo l’utente, consentendogli di lavorare su un’unica piattaforma, azzerando così la probabilità di errore e riducendo i tempi di ogni attività. “
– Diana Setaro IT & Business Excellence Manager di Bosch Rexroth
Più di 1.000 aziende usano vtenext tutti i giorni, tra cui:
vteddy: il Case Management System Open Source Italiano
Comunicazione Interna
Sfrutta l’esperienza di vtenext per organizzare le informazioni aziendali e rendere efficiente e agile la collaborazione interna.
Intelligenza Artificiale
vteddy è il Case Management System integrato con sistemi di AI capaci di supportare i tuoi collaboratori sotto ogni punto di vista, a partire dai chatbot di supporto interno fino ai classificatori automatici di richieste.
Automazioni
Grazie al motore BPMN presente in vteddy puoi automatizzare qualsiasi attività, alcuni esempi sono mail automatiche, notifiche di remind e automazione di procedure aziendali.
Italiano e Certificato ISO 9001 e ISO 27001
Il nostro Case Management System è al 100% italiano e le due certificazioni ISO garantiscono che si tratti di un sistema solido, in costante miglioramento e, soprattutto, di un sistema che garantisce che i tuoi dati siano sempre al sicuro, custoditi all’interno di server italiani ed europei, in linea con le nostre normative.