BPM Software: Business Process Management
Ottimizza e automatizza i tuoi processi aziendali aumentando la produttività
Cos’è un Software BPM?
Un Software BPM, o di Business Process Management, è una piattaforma tecnologica aziendale che permette di mappare, digitalizzare e monitorare processi aziendali semplici e complessi in un’ottica di miglioramento continuo.
Un approccio BPM permette di delineare le attività che compongono ogni flusso lavorativo, connettendo e assegnando le corrette task a tutti gli utenti coinvolti, inoltre l’automazione del processo stesso permette ai collaboratori di focalizzarsi su casi particolari o su attività a più alto valore aggiunto.
Che funzionalità deve avere un Software BPM
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Low Code Possibilità di poter digitalizzare i processi velocemente senza l’utilizzo di codice |
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Notifiche Invio di notifiche e di reminder agli utenti per giudarli nel processo |
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Trasparenza Opportunità di vedere il processo nel suo completo, individuando eventuali blocchi, e identificando gli step successivi |
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Personalizzazione Possibilità di personalizzare l’interfaccia di ogni utente con utenti e permessi su misura |
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Integrazioni Capacità di integrarsi con i principali applicativi in uso in azienda per attingere ai dati (es. CRM, ERP etc.) |
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App Mobile Le informazioni, i dati e i processi devono essere disponibili sempre, anche quando gli utenti si trovano in movimento |
I vantaggi di adottare un Software BPM
I vantaggi di adottare un software BPM sono molteplici, tutti i processi possono essere facilmente mappati e monitorati in tempo reale, con la possibilità di riadattarli agilmente in base alle necessità.
Ogni flusso viene suddiviso in task e condiviso, gli utenti in questo modo sono maggiormente coinvolti e ne conoscono lo stato di avanzamento.
L’integrazione fra tutti gli applicativi utilizzati permette di attingere a dati sempre aggiornati e favorisce lo scambio di informazioni all’interno dell’organizzazione, abbattendo i silos comunicativi.
Infine, l’automazione di task ripetitive e macchinose favorisce un risparmio di tempo e risorse che possono essere investite in attività a maggiore valore aggiunto, permettendo all’azienda di raggiungere facilmente gli obiettivi di business e di rispondere alle richieste dei clienti in modo efficiente ed efficace.
Esempi di Processi BPM in azienda
Una piattaforma che permette la digitalizzazione e l’automazione dei processi aziendali è estremamente flessibile e adattabile ad ogni tipologia di processo. Durante gli anni noi di vtenext abbiamo aiutato i nostri clienti, di qualsiasi settore e dimensione, a gestire al meglio i propri processi critici e non grazie al nostro software BPM. Di seguito alcuni esempi:
- Gestione e assegnazione di ogni lead: mappatura fonti lead con relativa definizione, gestione tra team e tempi di risposta o di smistamento brevi. Creazione promemoria schedulati per il contatto del lead e la pianificazione del primo appuntamento, con archiviazione di potenziali non interessati e comunicazione a aree/uffici di competenza in caso di lead caldo.
- Scheda profilazione cliente: a conversione lead avvenuta, il processo supporta l’utente alla corretta profilazione dell’anagrafica secondo criteri stabiliti (es. fonte lead, team di gestione, prodotto richiesto)
- Determinazione premi: profilazione budget mensili per utente/area con monitoraggio tramite report di preventivato e fatturato rispetto al budget. Inserimento soglie premi con comunicazione raggiungimento.
- Gestione trattative: schedulazione fissata di alert relativi alla trattativa, con eventi a calendario, email automatiche al cliente per promemoria validità preventivo e avviso al responsabile in caso di dilungazione dei tempi di gestione.
- Email automatiche personlizzate in base a variabili come data di nascita
- Creazione di funnel di email per ingaggiare potenziali clienti
- Gestione automatizzata di campagne di telemarketing
- Qualificazione dei contatti secondo la normativa GDPR
- Raccolta richieste/gestione ticket: gestione unica di richieste da diverse fonti (siti web, telefonate, email, portale clienti) con monitoraggio tempi di risposta e invio notifiche al cliente sullo stato di avanzamento del ticket
- Assegnazione interventi: assegnazione interventi automatica con smistamento secondo competenze utente o prodotto/servizio di riferimento. Predisposizione a calendario della pianificazione dell’intervento, con comunicazione al cliente della data di risoluzione prevista
- Rapportino intervento: registro interventi con emissione rapportini a persone fisiche, firma accettazione cliente e spedizione via email a lavoro concluso. Notifica all’area amministrativa per decurtazione spese o ore al cliente
- Gestione garanzie: archivio clienti con piano gestione garanzie dei prodotti venduti, sistema di notificazione interna ed esterna preventiva. Controllo della validità delle garanzie e le possibili opzioni di assistenza. Preventivazione automatica per estensione garanzie con warning su ticket/interventi coperti o scoperti da quanto venduto
- Collaudi e verbale di collaudo: registro consegne nuovi prodotti con pianificazione installazione e checklist collaudo. Rapportino di intervento al cliente, all’amministrazione e invio idoneità prodotto al fornitore
- Gestione tracciata di reclami e resi coordinando tutte le aree coinvolte
- Gestione delle richieste HR come permessi, ferie, malattia o richiesta di lavoro da remoto
- Organizzazione e riprogrammazione di turni lavorativi
- Creazione e compilazione presenze con reminder
- Organizzazione corsi di aggiornamento e tracciamento qualifiche di ogni collaboratore
- Classificazione dei rischi: mappatura checklist per verifiche e audit interne con predisposizione avvisi di non conformità con timing per la risoluzione alle figure incaricate
- Prove evaquazione: calendarizzazione eventi con inviti agli utenti responsabili, stesura risultato prova con elenco punti critici da gestire per il miglioramento dell’attività
- Sopralluogo annuale: semplificazione esecuzione audit interne con remind attività da svolgere, profilazione non conformità con assegnazione azioni correttive e inserimento scadenze
- Verifica fatture fornitore: monitoraggio fatture passive con controllo ordini di acquisto emessi, richiesta autorizzazione ai referenti per prodotto/servizio
- Rinnovo automatico contratti: clusterizzazione tipologie prodotto/servizio offerto con predisposizione rinnovi automatici di contratti in base alle tempistiche indicate nelle clausole. Gestione scadenze con promemoria interno e esterno al cliente. Archiviazione automatica nuova validità contratto, con incarico amministrativo per predisposizione ordine e fattura
- Approvazione pagamenti/note di accredito: Cura delle comunicazioni interne aziendali tra area commerciale/dirigenza e area amministrativa con stato di emissione note di accredito o approvazione pagamenti. Tracciamento attività e predisposizione reminder di gestione
Più dell’80% dei processi aziendali può essere automatizzato e digitalizzato con vtenext
“Grazie a vtenext e alla sua estrema flessibilità e velocità di integrazione con altri sistemi non solo gestiamo processi aziendali complessi ma facilitiamo l’utente, consentendogli di lavorare su un’unica piattaforma, azzerando così la probabilità di errore e riducendo i tempi di ogni attività. “
– Diana Setaro IT & Business Excellence Manager di Bosch Rexroth
Più di 1.000 aziende usano vtenext tutti i giorni, tra cui:
vtenext, il primo software BPM
Open Source Italiano
Business Process Management Italiano
vtenext è un progetto Italiano portato avanti da più di 10 anni da un team di professionisti tra sviluppatori, consulenti e formatori.
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Linguaggio BPMN
vtenext utilizza il linguaggio standard internazionale BPMN per i propri processi per fornire una notazione comprensibile a tutte le figure coinvolte: analisti, sviluppatori e managers.
Natura Open Source
Da sempre la filosofia che ci accompagna è quella Open Source, questa caratteristica permette alla piattaforma di essere estemamente flessibile, adattabile ed integrabile a qualsiasi esigenza.