Il Progetto Realizzato in Fasi
CAAP era alla ricerca di una piattaforma che fosse agile, veloce da implementare e facilmente adattabile alla propria realtà. Grazie alla consolidata esperienza di Francesco Riflessi di KPRO, partner storico di VTENEXT, la scelta è ricaduta proprio su quest’ultimo: un CRM flessibile, che si è rivelato ideale per essere modellato sulle specifiche esigenze dell’associazione.
Oggi CAAP è in grado di gestire ogni attività interna direttamente attraverso il CRM. Al suo interno sono registrate tutte le anagrafiche dei bambini e dei padrini/madrine, i relativi abbinamenti e lo storico delle donazioni, costantemente aggiornato.
I primi passi: configurazione e personalizzazione di vtenext
Il primo step è stato comprendere come adattare uno strumento pensato per contesti aziendali a una realtà profondamente diversa come quella di una ONLUS. La flessibilità di vtenext ha permesso di evitare modifiche invasive: è bastato rinominare alcuni moduli e crearne uno nuovo, dedicato alla gestione dei pagamenti.
Una volta definita la struttura organizzativa, a ogni volontario è stato assegnato un account personale, permettendogli di operare da remoto in qualsiasi momento. I dati preesistenti — relativi a bambini, padrini, madrine e adozioni — sono stati importati nel sistema, rendendoli subito disponibili a tutti i collaboratori.
Ogni volontario può ora accedere in tempo reale a tutte le informazioni necessarie, incluso il registro delle donazioni, ciascuna collegata al proprio mittente. Tutto il percorso, dal primo contatto fino al riepilogo delle donazioni effettuate, è gestibile direttamente all’interno del CRM.
Il sistema, inoltre, facilita la comunicazione tra i volontari, grazie a chat interne dirette o che possono essere associate a specifiche schede o anagrafiche. È anche possibile interagire con persone esterne all’associazione, come padrini e madrine, tramite l’apposito modulo Messaggi, dedicato alla gestione delle mail.
Lo sviluppo del progetto: ottimizzazione e automazione dei processi
Dopo una fase iniziale di test e ottimizzazione in Italia, e verificata la disponibilità delle infrastrutture tecnologiche nelle sedi estere, vtenext è stato esteso anche agli operatori attivi in Sud America. L’obiettivo: rendere più rapido ed efficiente l’inserimento e l’aggiornamento delle anagrafiche dei bambini.
Grazie alla traduzione del sistema nella lingua locale, a cura di KPRO, oggi le scuole possono registrare autonomamente i bambini nel CRM, includendo biografie e fotografie in modo semplice e puntuale.
Una nuova app per padrini e madrine
È stata sviluppata un’app dedicata ai padrini e alle madrine, pensata per rafforzare il legame con il proprio bambino adottivo. Gli utenti possono scambiarsi lettere, consultare lo storico delle donazioni e ricevere aggiornamenti periodici sui progetti.
Verso un sistema sempre più automatizzato
Il lavoro di KPRO non si è fermato qui. Sono stati implementati diversi automatismi pensati per alleggerire il carico operativo dei volontari e velocizzare le comunicazioni tra tutte le parti coinvolte. Tra le funzionalità introdotte:
- notifica automatica al CAAP quando viene registrato un nuovo bambino nel CRM,
- invio di una mail o notifica al CAAP e al padrino/madrina quando la scuola inserisce una nuova comunicazione (letterina) collegata al bambino,
- invio di una mail o notifica alla scuola e al CAAP quando è il padrino/madrina a caricare una news (letterina),
- generazione automatica di una mail contenente il PDF del pagamento, inviata al padrino quando viene registrata una nuova donazione.