Automazione dei processi aziendali: il Caso Studio Decoral
Decoral è un gruppo che inizia la sua storia nel 1974 ed è formato, ad oggi, da 16 società sparse tra l’Italia e il resto il mondo.
Azienda: Decoral Group
Settore: Trattamenti su alluminio
Sede: Arcole (VR)
Dipendenti: 150-200
L’azienda
Decoral si occupa di trattamenti superficiali su alluminio: anodizzazione, verniciatura a polvere e decorazione effetto legno, una tecnologia brevettata da loro all’incirca 30 anni fa. Oltre alle lavorazioni, il Gruppo produce e vende tutto il necessario per metterle in atto, a partire dalle vernici in polvere fino ad arrivare agli impianti di decorazione necessari per ottenere questi effetti.
Le necessità iniziali
La prima criticità era relativa alla gestione del cliente da parte delle diverse società del Gruppo. Nell’ambito della gestione di un progetto, spesso capita che uno stesso cliente si debba interfacciare, ovviamente attraverso un unico referente, con diverse aziende appartenenti al gruppo (quella che vende lamiere, quella della verniciatura, ecc.).
Per questo motivo è importante che il commerciale di riferimento abbia a disposizione una visione d’insieme di tutte le diverse situazioni, una funzionalità da non dare per scontata, considerando che i dati provengono da diversi gestionali.
Il Gruppo era alla ricerca di un sistema che fosse altamente flessibile e personalizzabile sia in termini di visibilità che di funzionalità. Questa necessità è maturata anche in seguito alla loro precedente esperienza con un altro CRM, che a causa del suo sistema chiuso richiedeva lunghe attese per ogni sviluppo o personalizzazione.
A causa della natura del lavoro svolto dal loro team di venditori, Decoral aveva bisogno di un sistema estremamente pratico e semplice da utilizzare. La necessità era quella di inserire le relazioni delle loro visite commerciali, un’attività che deve essere svolta on the road, motivo per il quale un sistema macchinoso e poco intuitivo sarebbe stato completamente inutile.
Nello specifico sono stati delineati tre flussi sui quali era necessario lavorare:
- Gestione delle campionature
- Inserimento delle offerte da parte dell’ufficio tecnico
- Gestione degli eventi fieristici e dei contatti raccolti attraverso il marketing
Infine, Decoral aveva bisogno di un sistema in grado di centralizzare tutte le informazioni all’interno di un unico contenitore, informazioni che devono essere sempre disponibili anche per attività di analisi e reportistica, possibili da effettuare automaticamente attraverso il CRM. Oltre a questo, il sistema doveva essere facilmente accessibile, anche da remoto. Questa necessità è sorta in seguito alla loro precedente esperienza, infatti il CRM che avevano a disposizione, era accessibile da remoto solo tramite VPN, una soluzione parecchio scomoda che ha fatto nascere il desiderio di una soluzione in Cloud.
Il progetto realizzato
La scelta di Decoral è ricaduta sul CRM vtenext, uno strumento che è riuscito a soddisfare tutte le necessità del Gruppo grazie ad alcune delle sue caratteristiche principali:
- È un CRM Open Source e personalizzabile da interfaccia, quindi si tratta di un CRM altamente flessibile per natura
- È un CRM in cloud
- Ha a bordo un motore BPMN, strumento in grado di permettere l’automazione dei processi aziendali.
Automazione dei processi aziendali
I processi automatizzati implementati, come accennato in precedenza sono tre:
Il flusso relativo a questa attività risultava abbastanza complesso, proprio perché coinvolge molteplici utenti e dipartimenti, per questo automatizzarlo è stato un enorme passo avanti per l’organizzazione interna.
Il processo parte con l’inserimento nel CRM, da parte del commerciale, di tutte le informazioni relative alla richiesta di campioni. Tutti questi dati vengono smistati automaticamente e trasferiti al reparto corretto, che provvede a elaborarli. Una volta completato il lavoro viene allertato l’ufficio spedizioni che evade le richieste e le spedisce.
Inoltre, si riescono a estrapolare in modo automatico tutte le informazioni più rilevanti, che vengono inviate al cliente, anche in multilingua, che in questo modo avrà a sua disposizione qualsiasi tipo di dato e, probabilmente, non avrà bisogno di ulteriori delucidazioni da parte del supporto clienti.
Questo processo supporta ufficio tecnico e team commerciale nella consegna e nel monitoraggio delle offerte. Il tutto inizia con l’inserimento di un’offerta all’interno del CRM da parte dell’ufficio tecnico. Attraverso un automatismo, in prossimità della scadenza dell’offerta, il commerciale verrà notificato e sollecitato ad inserire informazioni relative all’esito dell’offerta. Oltre a dover inserire se l’offerta è stata accettata o meno, l’utente avrà modo di inserire nel CRM dei feedback di approfondimento, molto utili per poter migliorare nel futuro. In seguito a questa implementazione, oltre alla quantità di dati che Decoral è in grado di gestire, è incrementata la qualità dei dati stessi, il che ha reso la loro raccolta realmente utile per il Gruppo.
Per quanto riguarda la raccolta dei lead, innanzitutto è stata creata un’apposita maschera per l’inserimento dei contatti, pensata specificatamente per essere utilizzata in occasione delle fiere a cui Decoral partecipa. Inoltre, attraverso vtenext, è stato possibile automatizzare l’importazione dei contatti raccolti attraverso i form presenti nel sito web aziendale.
Un grande valore aggiunto in questo ambito è stato fornito dal processo di supporto pensato per il team commerciale. Attraverso alcuni automatismi, i membri del team di vendita vengono notificati periodicamente, tramite mail, riguardo ai lead ancora non gestiti, in modo tale da rendere impossibili errori e dimenticanze.
Cosa avete trovato in vtenext che non avete trovato in altri CRM?
In tre parole: flessibilità, automazione e capacità analitiche. Un programma unico che può soddisfare molteplici esigenze, incorpora l’operatività quotidiana, la gestione delle procedure dei vari dipartimenti ma anche la pianificazione strategica.
– Valentina Coccato, CRM Specialist
I benefici principali
- Facile gestione dei livelli di visibilità anche a livello interaziendale
- Automazione e strutturazione dei flussi di lavoro
- Incremento da 6.000 relazioni commerciali in un anno a 8.000+ in nove mesi
- Creazione di report incrociati
- Evidente e importante risparmio di tempo
Questo caso studio mette in evidenza le potenzialità di avere un sistema CRM altamente flessibile e personalizzabile, in grado di adattarsi perfettamente alle esigenze di ogni realtà, dalla più piccola alla più grande.
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