Organizzazione per processi
In questi ultimi anni, accanto alla visione per funzioni, tradizionalmente molto diffusa e applicata soprattutto in organizzazioni complesse e di medio-grandi dimensioni, si è scoperta l’importanza dell’organizzazione per processi.
L’approccio organizzativo basato sui processi consente il conseguimento di obiettivi di efficacia ed efficienza aziendale in termini di maggiore soddisfazione del cliente, riduzione dei costi e creazione di valore.
Il miglioramento dello svolgimento delle attività interne ad un’azienda, collegato alla ricerca di nuove modalità di gestione e organizzazione, crea valore per i propri clienti e di riflesso anche per l’impresa stessa.
“L’azienda che sa cambiare con successo i processi critici diventa più efficiente, più snella, più veloce e riesce ad accrescere di conseguenza la soddisfazione dei propri clienti e la loro fedeltà” (David Pierantozzi).
Le “armi” per essere competitivi su un mercato sempre più affollato dai “competitors” sono:
• la continua ricerca di innovazione;
• la gestione per processi orientati al cliente;
entrambe le soluzioni, se ben adottate ed accettate, sono altresì in grado di valorizzare le risorse umane presenti nell’organizzazione.
La transizione ai processi
Il passaggio da un’organizzazione per funzioni ad una per processi è molto delicato in quanto rivoluziona completamente il modus operandi di un’azienda ed ha un importante impatto culturale, specialmente nel caso in cui vengano introdotti strumenti informatici mai utilizzati prima.
Purtroppo, tutto ciò produce nel personale aziendale una naturale “repulsione” al cambiamento, il cui livello, per paradosso, è direttamente proporzionale al ruolo ricoperto in azienda.
In fin dei conti, abbandonare la vecchia strada e le vecchie abitudini crea sempre disagio a causa dell’incertezza e degli effetti imprevisti cui si andrà incontro. E’ indiscutibilmente vero, tuttavia, che senza rischi la stessa evoluzione umana non sarebbe mai arrivata allo stadio attuale!
Cos’è un processo aziendale?
Il processo aziendale (o business process) è un insieme di attività interrelate che vengono svolte all’interno dell’azienda e creano valore attraverso la trasformazione delle risorse (input del processo) in un prodotto finale (output del processo) a valore aggiunto destinato a soggetti interni o esterni all’azienda (clienti).
Per esempio, tutte le attività svolte per trasformare le materie prime in prodotti finiti costituiscono il processo di produzione.
Quindi, in sintesi, i processi sono aggregazioni di attività finalizzate al raggiungimento di un obiettivo.
Le attività che costituiscono un processo sono, in genere, caratterizzate da tre elementi fondamentali:
• Il COSTO indica quanto appunto costano le attività e quindi il processo stesso.
• Il TEMPO identifica quanto tempo si impiega ad eseguire il processo, e perciò tutte le attività e i tempi morti compresi tra la fase di INPUT e la fase di OUTPUT.
• La QUALITA’ indica esattamente la qualità dell’output finale del processo, ovviamente correlata alla qualità di esecuzione delle singole attività di processo.
Questi elementi costituiscono una misura dell’efficacia e dell’ efficienza con cui si svolge il processo. Tanto minori saranno i costi e i tempi impiegati per ottenere i risultati voluti con il maggior livello di qualità, tanto più positivo risulterà il giudizio su quel determinato processo.
Un processo con queste caratteristiche è un processo che crea VALORE perché in grado di soddisfare le esigenze dei propri clienti.
Classificare i processi
Michael Porter, professore alla Harvard Business School e contribuente della teoria della strategia manageriale, nel modello “Catena del valore” descrive la struttura di una organizzazione come un insieme limitato di processi suddivisi in due tipologie:
• PROCESSI PRIMARI
• PROCESSI SECONDARI (o di supporto).
Quelli primari sono così chiamati perché creano direttamente un valore riconosciuto dal cliente esterno e sono sostanzialmente riconducibili a produzione, logistica, marketing, vendita e servizi.
Quelli secondari (o di supporto) invece sono così detti perché servono a “sostenere” i processi primari ma non creano di per sé un valore riconosciuto dal cliente esterno. Essendo il loro cliente sostanzialmente interno, generano costi e solo indirettamente benefici.
I processi secondari sono riconducibili alle aree amministrazione, finanza e controllo, acquisti, servizi informatici ecc.
A completare la struttura rappresentata da Porter, nella classificazione più comune utilizzata oggi è stata introdotta una terza tipologia di processo, i processi di controllo.
I processi di controllo (o strategici o gestionali) sono processi che pilotano tutto il Sistema di Gestione della Qualità indicando la direzione verso la quale deve tendere.
Sono processi solitamente portati avanti dai vertici dell’organizzazione.
Tra questi ricordiamo: il riesame del Sistema di Gestione della Qualità, la definizione degli obiettivi dell’organizzazione, la misurazione dei risultati, l’elaborazione di strategie, la gestione del personale, ecc.
Clicca QUI per visualizzare una matrice di esempio dei processi che spesso ritroviamo all’interno delle organizzazioni.
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