INFORMATIVA PRIVACY FINALIZZATA ALL’AUTORIZZAZIONE AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI E ALLA LIBERA CIRCOLAZIONE DI TALI DATI
secondo Artt. 13 e 14 Regolamento (UE) 2016/679, D.lgs. 196/2003 e successive integrazioni introdotte dal D. Lgs. 101/2018
Versione 20.12.2020
Identificazione del “Titolare del Trattamento”
Il titolare del trattamento dei dati personali è la società VTENEXT SRL (Codice Fiscale e Partita I.V.A. 09869110966), in persona del legale rappresentante pro-tempore, con sede in Milano, Viale Sarca 336/F Telefono (+39) 02 – 37901352; E-mail info@vtenext.com; PEC: vtenext@legalmail.it e sede in Arcole (VR), Via Alzana 2C Telefono (+39) 045– 5116489; E-mail info@vtenext.com; PEC: crmvillage@pec.it
(di seguito la “Società” o il “Titolare”)
Oggetto e Modalità del Trattamento:
La Società fornisce qui di seguito l’informativa privacy agli interessati, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”).
La Società si impegna a tutelare la riservatezza e i diritti dell’Interessato e il trattamento dei dati forniti sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza.
Il titolare tratta i dati personali identificativi forniti dall’interessato.
Il trattamento dei dati personali è realizzato sulla base delle operazioni indicate all’articolo 4, n.2), GDPR e precisamente: raccolta, anche, attraverso l’ausilio di strumenti elettronici ed automatizzati; registrazione per scopi determinati, espliciti e legittimi ed utilizzo in ulteriori operazioni di trattamento, comunque, compatibili con tali scopi; organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.
I dati verranno trattati nel rispetto della sicurezza e riservatezza necessarie e saranno sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato.
Il Titolare tratterà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra avendo cura di conservarli, comunque, nei limiti di quanto di seguito specificato.
Finalità del trattamento a cui sono destinati i dati personali:
I dati vengono qui raccolti e trattati:
a) senza consenso espresso (cfr. art. 6 GDPR), per le seguenti finalità di Servizio:
• concludere i contratti per i servizi del Titolare;
• adempiere agli obblighi precontrattuali, contrattuali e fiscali derivanti da rapporti in essere con l’interessato;
• adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità;
• prevenire o scoprire attività fraudolente o abusi dannosi per il sito web;
• esercitare i diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio.
b) solo previo specifico e distinto consenso (cfr. art. 7 GDPR), per le seguenti finalità di Marketing:
• inviare via e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici, newsletter, comunicazioni commerciali e/o materiale pubblicitario su prodotti o servizi offerti dal Titolare e rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi offerti, segnalando che, ove l’interessato fosse già nostro cliente, potremo inviare comunicazioni commerciali relative a servizi e prodotti del Titolare analoghi a quelli di cui l’interessato ha già usufruito, salvo opposizione (cfr. art. 21 GDPR);
• inviare a mezzo e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici, comunicazioni commerciali e/o promozionali di soggetti terzi (ad esempio: business partner, compagnie assicurative, etc.);
Precisazioni in ordine al trattamento per “Finalità di Marketing” e di “Profilazione”
A beneficio dell’interessato, si precisa quanto segue:
A. I dati personali raccolti saranno trattati anche per perseguire finalità di promozione commerciale, comunicazione pubblicitaria, sollecitazione a comportamenti di acquisto, ricerche di mercato, sondaggi (anche telefonici, on-line o mediante formulari), elaborazioni statistiche (in forma identificativa), altre ricerche campionarie di marketing in senso lato di prodotti e/o servizi riferibili alla Società (di seguito, complessivamente, “Trattamento per Finalità di Marketing”) sia attraverso marketing “generico” sia “profilato” conseguente cioè all’ “attività di profilazione”(cfr. definizione “Profilazione” – art. 4.4 “Definizioni”: “qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali consistente nell’utilizzo di tali dati personali per valutare determinati aspetti personali relativi a una persona fisica […]”) e consistente nella raccolta di dati relativi, ad esempio, all’anagrafica del cliente, al suo indirizzo postale ed e-mail, alla sua professione, alle preferenze rispetto alle informazioni commerciali che desidera ricevere, alla registrazione dei suoi acquisti e nella realizzazione ed offerta di compagne di marketing mirate, di servizi personalizzati e benefit aggiuntivi per tutti coloro che verranno registrati in apposito Customer Relationship Management (CRM);
B. Per massima trasparenza finalizzata alla prestazione di un consenso consapevole da parte dell’interessato, specifichiamo che la registrazione al sito, da intendersi, anche, quale condizione per poter scaricare la versione (DEMO) di VTENEXT, deve intendersi finalizzata a poter ricevere comunicazioni promozionali o pubblicitarie da parte del Titolare e, quindi, all’utilizzo dei dati dell’interessato anche per Finalità di Marketing e di eventuale “Profilazione” laddove prestato apposito consenso, anche, in quest’ultimo senso. Conseguentemente, l’utente che intenderà registrarsi dovrà necessariamente fornire il proprio consenso al trattamento dei dati da parte del titolare per le predette medesime “Finalità di Marketing”.
C. Se l’utente non intende prestare il consenso al “Trattamento per Finalità di Marketing” egli non dovrà (né potrà) registrarsi, né scaricare la versione (DEMO) di vtenext, salva la possibilità di navigare e visualizzare i contenuti del Sito come utente non registrato.
D. L’accesso e la navigazione del sito sono liberi, ma la possibilità di ricevere le comunicazioni marketing è consentita solo previa registrazione dell’interessato. Il processo di registrazione consiste nella compilazione di un modulo on line nel quale è richiesto di indicare taluni dati personali per l’attivazione di credenziali di autenticazione (login + password) con le quali l’interessato accederà a tutte le funzionalità riservate agli utenti registrati per gestire la ricezione delle comunicazioni marketing e le relative modifiche (revoca o modifica dei consensi incluse). Quindi ulteriori finalità primarie del trattamento sono rappresentate dalla necessità di consentire l’espletamento delle richieste procedure di previa registrazione on-line e la creazione di un account nonché di consentire ai gestori del sito la generazione e la successiva gestione tecnica e amministrativa (ivi incluse le finalità di fornire supporto e assistenza tecnica su richiesta) dell’account, dei Client ID, dei codici di attivazione, delle password e similari credenziali di autenticazione così come creati dall’interessato nell’ambito del processo di registrazione.
E. Mediante il conferimento del consenso al “Trattamento per Finalità di Marketing” e di “Profilazione” l’interessato prende specificatamente atto delle finalità promozionali, commerciali e di marketing in senso lato del trattamento (incluse le attività gestionali e amministrative conseguenti) e autorizza espressamente detto trattamento sia mediante telefono con operatore o altri mezzi non elettronici, non telematici o non supportati da meccanismi e/o procedure automatiche, elettroniche o telematiche, sia a mezzo posta elettronica, fax, sms, mms, sistemi automatici senza intervento di operatore e similari, incluse piattaforme elettroniche e altri mezzi telematici, sia – infine – ai sensi dell’art. 6, comma 1, lettera (a) del GDPR. Prestando, dunque, il consenso opzionale, l’interessato prende specificatamente atto ed autorizza tali trattamenti e/o trattamenti che perseguono scopi similari.
F. In ogni caso, anche laddove l’interessato abbia prestato il consenso, resterà comunque libero in ogni momento di revocarlo, modificando le impostazioni dei consensi nell’area dedicata tramite verifica preventiva ricevuta via email. A seguito della ricezione di tale richiesta di opt-out, il Titolare del Trattamento procederà tempestivamente alla rimozione e cancellazione dei dati dai database utilizzati per il “Trattamento per Finalità di Marketing” e di “Profilazione” e informerà per le medesime finalità di cancellazione eventuali terzi cui i dati siano stati comunicati.
G. Nel caso sia richiesta – per le finalità sopra illustrate – l’indicazione del numero di utenza telefonica dell’interessato e questi abbia prestato il consenso opzionale e specifico (che copre anche il trattamento di tale dato personale) per le finalità di promozione commerciale, di marketing e di profilazione sopra illustrate, il Titolare del Trattamento informa l’interessato che potrà legalmente trattare l’utenza telefonica per scopi marketing e di profilazione anche se essa risulti iscritta al Registro Pubblico delle Opposizioni, in quanto tratta da fonte diversa dagli elenchi telefonici pubblici e coperta da specifico consenso, salvo il diritto di opposizione successiva al trattamento ove sia formalmente revocato il consenso.
H. Si informa specificatamente e separatamente, come richiesto dall’art. 21 del GDPR che l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità e che qualora l’interessato si opponga al trattamento per finalità di marketing diretto e profilazione, i dati personali non potranno più essere oggetto di trattamento per tali finalità.
I. Il Titolare informa l’interessato che i dati potrebbero essere altresì comunicati a terzi partner commerciali. Il consenso al “Trattamento per Finalità di Marketing” e di “Profilazione” – ove prestato dall’interessato – non copre anche il diverso e ulteriore trattamento marketing rappresentato dalla comunicazione a terzi dei dati per le medesime finalità. Per procedere a tale comunicazione all’esterno è obbligatorio acquisire dall’interessato un consenso informato ulteriore, separato, aggiuntivo, documentato, espresso e del tutto facoltativo.
J. I dati personali oggetto di “Trattamento per Finalità di Marketing” non saranno oggetto di diffusione. I dati personali oggetto di “Profilazione” non saranno oggetto di comunicazione a terzi né di diffusione.
Eventuali destinatari e/o categoria di destinatari dei dati personali
I dati personali potranno essere comunicati: a dipendenti e/o collaboratori di VTENEXT SRL che, a loro volta, potranno trattarli sempre e comunque nel pieno rispetto dei principi regolanti il trattamento stesso e nei limiti e per le finalità già indicate. Potranno, altresì, essere comunicati a società / studio professionali che prestano attività di assistenza, consulenza o collaborazione al Titolare del trattamento, in materia contabile, amministrativa, fiscale, legale, tributaria e finanziaria, a Pubbliche Amministrazioni per lo svolgimento delle funzioni istituzionali nei limiti stabiliti dalla legge o dai regolamenti e a terzi fornitori di servizi cui la comunicazione sia necessaria per l’adempimento delle prestazioni oggetto del contratto. I dati personali non saranno oggetto di diffusione. Inoltre, senza necessità di espresso consenso il Titolare potrà comunicare i dati dell’interessato per le finalità di cui alla lettera A) del succitato paragrafo titolato “Finalità del trattamento a cui sono destinati i dati personali”, a Organismi di Vigilanza, Autorità Giudiziarie, nonché a tutti gli altri soggetti a cui la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle predette finalità.
Eventuale trasferimento dati:
La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà su server ubicati all’interno dell’Unione Europea del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali Responsabili del trattamento. Attualmente il provider di riferimento è Aruba, i cui server sono situati all’interno della Comunità Europea. I dati non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare l’ubicazione dei server in Italia e/o Unione Europea e/o Paesi extra-UE. Il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.
Periodo di conservazione dei dati personali:
I dati personali verranno conservati per il periodo strettamente necessario al perseguimento delle finalità sottese al loro trattamento e/o fino ad eventuale revoca del consenso specifico da parte dell’interessato. In ogni caso i dati verranno conservati per non oltre 10 (dieci) anni dalla cessazione del rapporto di erogazione del servizio e/o di fornitura del prodotto.
Diritti dell’interessato:
In conformità a quanto previsto dal GDPR l’interessato potrà esercitare i seguenti diritti:
• chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali onde poter avere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, ottenere tutte le necessarie informazioni secondo quanto meglio previsto e disciplinato dall’articolo 15 “Diritto di accesso dell’interessato” GDPR;
• chiedere al titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano come anche l’integrazione di quelli incompleti secondo quanto meglio previsto e disciplinato dall’articolo 16 “Diritto di rettifica”;
• chiedere al titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano nell’eventualità in cui i dati non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati (lettera A); l’interessato abbia revocato il consenso o non sussiste fondamento giuridico per il trattamento (lettera B); l’interessato si sia opposto al trattamento ex art. 21, paragrafi 1 o 2, e non sussistano motivi prevalenti per procedere, comunque, al trattamento (lettera c); il trattamento sia illecito (lettera d); la cancellazione dei dati costituisca adempimento di obbligo legale a cui è soggetto il titolare del trattamento (lettera e); laddove sussista l’ipotesi prevista dall’articolo 8, paragrafo 1 (lettera f), il tutto – in ogni caso – secondo quanto meglio previsto e disciplinato dall’articolo 17 “Diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”) GDPR;
• ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento stesso allorquando: l’interessato contesti l’esattezza dei dati personali (in questo caso nei limiti del tempo necessario a verificare l’esattezza di tali dati – lettera a); in ipotesi di trattamento illecito, l’interessato si opponga – però – alla cancellazione dei dati chiedendo, invece, che ne sia limitato l’utilizzo (lettera b); a prescindere dal fatto che il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno per i fini del trattamento stesso, l’interessato abbia necessità di mantenere il dato per finalità di accertamento, esercizio o difesa in sede giudiziaria (lettera c); l’interessato si sia opposto al trattamento ex art. 21, paragrafo 1, in attesa della verifica sull’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare rispetto a quelli dell’interessato (lettera d), il tutto – in ogni caso – secondo quanto meglio previsto e disciplinate all’articolo 18 “Diritto di limitazione di trattamento”;
• in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua particolare situazione, opporsi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni, oltre che nel caso di trattamento dei dati per finalità di marketing compresa, anche, in questo caso la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto. Il tutto, in ogni caso, secondo quanto meglio previsto e disciplinato all’articolo 21 “Diritto di opposizione” GDPR;
• ottenere la portabilità dei dati secondo quanto meglio previsto e disciplinate all’articolo 20 “Diritto alla portabilità dei dati”;
• in qualsiasi momento, revocare il proprio consenso al trattamento dei dati senza che ciò possa pregiudicare le liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca. Il tutto, in ogni caso, secondo quanto meglio previsto e disciplinato dall’articolo 7 “Condizioni per il consenso”;
• proporre reclamo ad una Autorità di controllo con il compito di sorvegliare l’applicazione del GDPR al fine di tutelare i diritti e le libertà fondamenti delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali. Il tutto, in ogni caso, secondo quanto meglio previsto e disciplinato dagli articoli 51 e segg. “Autorità di controllo”.
Facoltatività della comunicazione dei dati personali
L’utente è libero di fornire i propri dati personali consapevole del fatto che la loro mancata comunicazione comporterà l’impossibilità di ottenere il servizio richiesto.
Esercizio dei diritti da parte dell’interessato:
L’interessato potrà esercitare i suoi diritti scrivendo all’indirizzo di posta elettronica vtenext@legalmail.it o crmvillage@pec.it o scrivendo ai seguenti recapiti di VTENEXT SRL.
Titolare e responsabili del trattamento:
Gli estremi identificativi della società titolare del trattamento dei dati sono i seguenti:
VTENEXT SRL (Codice Fiscale e Partita I.V.A. 09869110966), in persona del legale rappresentante pro-tempore, con sede in Milano, Viale Sarca 336/F, Telefono (+39) 02 – 37901352; E-mail info@vtenext.com; PEC: vtenext@legalmail.it
VTENEXT SRL (Codice Fiscale e Partita I.V.A. 03641400233), iin persona del legale rappresentante pro-tempore, con sede in Arcole (VR), Via Alzana 2/C Telefono (+39) 045– 5116489; E-mail info@vtenext.com; PEC: crmvillage@pec.it
DPO Avv. Daniela Guidi E-mail: avv.daniela.guidi@gmail.com